Speicherung von Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Adresse, Geburtstag, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil) und die E-Mail-Adresse auf. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen des Vorsitzenden und des Geschäftsführers gespeichert.

Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z. B. Speicherung von Telefonnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Weitergabe der Daten an die Goethe-Gesellschaft in Weimar e. V.

Als Mitglied der Goethe-Gesellschaft in Weimar e. V. ist die Goethe-Gesellschaft Erfurt e. V. angehalten, Daten ihrer Vorstandsmitglieder zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Adresse, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Pressearbeit

Die Goethe-Gesellschaft Erfurt e. V. informiert die Tagespresse über bevorstehende Vorträge, insbesondere die „Thüringer Allgemeine“ und die „Thüringische Landeszeitung“. Solche Informationen werden überdies auf der Internet-Seite des Vereins veröffentlicht. Werden dabei personenbezogene Daten und Interessen einzelner Mitglieder berührt, kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, zum Beispiel Wahlversammlungen, Ausflüge und Studienfahrten, auf seiner Homepage und in Briefen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Homepage.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder zum Zwecke der vereinsinternen Kommunikation ausgehändigt. Der Vorstand händigt die Listen nur gegen die schriftliche Zusicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt oder Tod werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden oder verstorbenen Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

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Verfahrensverzeichnis

Verantwortliche Stelle
Goethe-Gesellschaft Erfurt e. V.

Vertretungsvorstand (§ 26 BGB)
Vorsitzender: Bernd Kemter
Geschäftsführer: Dieter Schumann

Anschrift des Vereins:
Goethe-Gesellschaft Erfurt e. V.
Aga Lindenstr. 20
07554 Gera

Zwecke der Datenerhebung, – verarbeitung und -nutzung
Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß seiner Satzung zulässigen Vereinszwecke und -aufgaben, insbesondere im Rahmen der Mitgliederverwaltung und zur Aufrechterhaltung seiner satzungsgemäßen Tätigkeit.

Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der verwendeten Daten
Es handelt sich um personenbezogene Daten vor allem der Mitglieder des Vereins. Soweit Nicht-Mitglieder Leistungen des Vereins in Anspruch nehmen (z. B. Teilnahme an Vorträgen und Studienfahrten oder als Helfer bei Veranstaltungen) werden auch deren Daten erhoben und verarbeitet, sofern dies für die Inanspruchnahme von Leistungen des Vereins oder die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Es handelt sich bei den Daten insbesondere um Name und Anschrift, Telefonnummern (Festnetz und/oder Mobil), Geburtsdatum und Funktionen im Verein.

Mögliche Datenempfänger
Als Mitglied der Goethe-Gesellschaft in Weimar ist der Verein angehalten, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden lediglich Daten der Vorstandsmitglieder mit Namen, Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adressen sowie deren Funktion im Verein. Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen. Im Ereignisfall werden auf Anforderung personenbezogene Daten der Mitglieder übermittelt.

Regelfristen für die Löschung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist regelmäßig drei Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft, der Inanspruchnahme der Leistungen oder der Erfüllung der konkreten Aufgabe der Fall, sofern keine gesetzlichen, satzungsmäßigen, vertraglichen oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegen stehen.

Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit
Folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten werden vorgenommen: kein persönlicher Zugang Unbefugter zu den EDV-Anlagen, Passwörter, Reaktion auf automatisierte Angriffswarnungen und Reaktionen auf eigenen Verdacht hin sowie Antivirenschutz.

Personen, die im Verein auf Daten zugriffsberechtigt sind
Vorsitzender: Bernd Kemter
Geschäftsführer: Dieter Schumann